写在前面
首先很感谢这次的见面会筹备得到了很多前辈的帮忙，海彬师兄、婷婷师姐、连森炎师兄等等，还有筹备小组成员的努力，没有大家的帮忙以及付出，我们这次的见面会可能会做得不是那么好，虽然目前也还有很多地方需要我们努力，希望2017年的见面会可以筹备得更好哦～
我是今年才加入GBTC的，并没有参与往年最后一次见面会，没有经验，关于这一次见面会的所有，我能依靠的就是师兄师姐们的口述经验以及自己筹备活动的经验，发挥自己的想象，不断完善筹备工作。海彬师兄总提醒着我，细节决定成败！也许是没有既定的经验模式套着，也没有既定的概念束缚，这次的见面会也许跟往年的见面会有所不同。虽然这次的见面会还有很多细节可以完善，并没有完美到可以作为一个范例以供后人参考，但是通过这份文件，我们希望能将今年筹备的经验好好记录下来，作为一份我们自己的回忆，也是一份经验的传承。
 

时间	工作要点	注意事项
准备阶段	成立见面会筹备小组	选出小组组长，并根据实际时间撰写时间推进表确保进度；
		由于小组成员可能来自四个校区，根据特点安排不同工作；
	正式筹备
	购买相框以及奖状印刷	确保内容信息无误；
		要及时与制作者联系，内容信息要及时给出;
		有相框的奖状的纸张选择可以便宜点的，就是普通彩打的纸张，如果是没有相框的（校友感谢信）要用铜版纸或者论文封面纸，相对而言比较厚；
		记得拿收据！！！或者保存电子消费记录；
		淘宝购买相框，建议相框尺寸为半张A4纸，B5以上都太大了；控制价格！
		控制制作完成时间；
	安排续评顺序	注意与Beverly沟通安排导师面试的安排；
		与GBTC各组组长确定组员名单以及续评名单；
	与学生处负责人联系确认新成员面试名单	提前确定学生处的挂网通知内容准确无误（续评人数，交材料DDL等），是否及时挂网；
		要求学生处至少提前3天把电子材料发到Beverly邮箱；
		新评和续评同学提交材料的方式需要完全统一，避免出现资料不全的情况；
		注重与学生处的信息对称处理；
	制作见面会PPT	获奖名单、资助人、感谢名单、参与者等名单（Beverly）以及续评新评地点等信息；
		PPT制作整体美观大方，注重格式是否整齐划一；
		如果PPT有配乐要注重不要盖住人声，避免音乐转移了受众的注意力，得不偿失；
		及时做完给Beverly审核以及修改；
	制作微信邀请函（推送或者H5）	注意要明确受众身份，是校友还是在校生还是资助人；
		邀请函内容要涵盖见面会当天流程安排；
		校友如何停车？能否进校？要清楚说明；
		邀请函制作完成后咨询Beverly意见并进行修改；
	申请课室并及时确定	要明确需要课室的类型以及数量，在向学生处申请的时候要再三确认并且时刻跟进；
		别忘了空调～而且课室之间的距离不要太远，尽量选择1、2层；
	预约见面会当天午餐	考虑选址，方便足够容纳并且价格实惠环境较好；
		午餐总体不要过辣，要适合不同人的口味；
		事先确认菜单内容以及价格，提供2套方案（如果人多要增加哪些菜式？）；
		能否打折？或者提供酒水？能够提供接送等；
	统计见面会当天晚餐参与人	通过校友微信群以及邮件等方面进行收集并确认；
	购买见面会用的零食	大众口味，记得要拿发票（收据）！！
	确定见面会当天的人员安排	主持人；签到负责人；面试引领人；电脑操作者；摄影等角色；
	确定见面会流程	一般的见面会流程包括资助人介绍，每组毕业代表分享，小组表演以及颁奖，资助人代表讲话等，具体环节设置看当天安排；
		询问各组组长是否有小组表演的准备；
	天气	提前查明天气，在邀请函或者其他通讯渠道及时提醒消息；是否需要带雨具之类的；
	l  注意，在整个筹备过程中，组长跟进组员筹备情况并一定要主动及时反馈情况到Beverly方面，根据Beverly的意见及时调整； l  组员要及时完成工作内容并将内容反馈至组长处； l  实际的时间安排由筹备小组自行决定，上述工作细项内容顺序并非按照时间顺序排列；
前两天	确定面试地点时间；	根据Beverly确定最终新评候选人安排面试时间以及地点； 确保学生处已经通知完毕候选人；
	与Beverly最终确定见面会PPT	确保能够流畅播放，注意色差以及可读性；
	确定奖状提前镶嵌好	按照获奖顺序排列好；
前一天	确定最终的课室并安排各小组面试地点	别忘了去拿批条！！申请多媒体别忘了～
	与学生处联系人确定见面会物资到位时间	新评续评材料（按面试组别以及顺序并做好标记）；
		倒计时拍、胸牌、两箱饮用水、单反等；
		一定要再三确定物资到位时间；
	当天工作人员确定	再次提醒确定工作内容以及到位时间；
	准备见面会材料	签到表，面试顺序表等材料，提前检验PPT；
当天早上	上午续评	提前拿到学生处各类物资并且按照分组给到各组资助人；
		开空调电脑PPT等调试；如果有音乐，一定要调试音量是否合适；
		要提供水给资助人；
		在黑板或者屏幕上要写清面试时间以及面试地点；
		按照预定时间安排提醒各组资助人结束面试；
		午餐负责人提前跟饭店联系准备饭菜；
当天中午	午餐	午餐期间专人收集整理续评资料下午交回学生处；
		总负责人把握时间提醒大家提前到课室准备见面会；
		午餐负责人陪Beverly付账并检查账单价格等；
	下午见面会以及新评准备	工作人员提前回到课室进行准备工作；
		现场奖状贴标（相框贴上赞助标签，由Beverly提供）；
当天下午	见面会	签到分发胸牌等；
		颁奖部分以及介绍资助人部分由Beverly主持，须有人按PPT；
		安排专人拍照，并提醒拍照完毕手势等，保证照片质量；
		见面会环节视具体时间灵活安排，由Beverly决定；
		见面会结束后将后续安排发送至微信群通知GBTC成员；
	新评	专人负责签到，黑板或屏幕上标明面试地点以及时间；
		出现未到同学与学生处负责人联系抓紧联系并汇总情况；
		出现名单外同学与学生处负责人联系抓紧联系并汇总情况，由Beverly处理；
		提醒相关新同学及时在面试室外等候；
		新评结束专人回收资料并交回学生处负责人手中确保顺利交接；
见面会后	见面会总结（网站推送）	一天内撰写完毕，内容可参考网站往期文章；
	见面会总结（微信推送）	一天内撰写完毕，内容可参考网站往期文章；
	见面会筹备小组个人总结	收集后打包整理，便于日后经验传承；
	统计整理收费凭证并交给Beverly	电子凭证要打印整理；
	整理照片上传至百度云	上传后在微信群告知成员；